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HSE管理体系认证审核流程

       认证审核实施基本过程包括:

       申请及受理、预审核、认证审核、纠正措施的跟踪、审批发证与证后监督六个方面(图1)

   

    图1 HSE管理体系认证工作流程图
HSE管理体系认证审核程序——认证的申请及受理(2)
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    1.提出申请

    符合HSE管理体系认证基本条件的企业如果需要认证,则应以书面形式向认证机构提出申请。

    申请HSE管理体系认证的企业应具备下列基本条件:

    (1)申请方需要具备独立的管理职能或为独立核算的实体;

    (2)已按SY/T6276-1997标准含职业安全卫生管理体系标准建立了HSE/OSH管理体系,实施运行至少三个月,并完成至少两次内部审核和一次管理评审;

    (3)当年无特大事故(工业、交通、火灾、污染、职业卫生),近两年内千人死亡率,千人重伤率达到考核标准,其他安全、环保和健康指标达标、符合国家和地方要求。

    2.申请组织应提交的文件

    申请组织应提交的文件

    申请组织在拟申请认证审核前三个月,应向认证机构提交下列文件资料,以供认证机构评审申请组织是否具备认证审核的条件:

    (1)HSE/OSH认证书面申请书,申请认证范围;

    (2)申请方同意遵守认证要求,提供评价所需要的信息;

    (3)具备独立管理职能或独立核算实体的证明复印件(如:营业执照)及有关人力资源和技术资源;

    (4)主要活动、产品和服务的工艺流程图;

    (5)HSE/OSH管理手册、程序文件(含作业文件和记录清单)必要时,提交作业文件;

    (6)健康、安全与环境初始评价报告(含主要危害和影响场所清单);

    (7)已编制的项目HSE作业计划书、风险评价报告清单;

    (8)近两年未发生重大及以上事故的上级主管部门的证明。

    3.申请受理

    认证机构收到申请材料之日起一个月内作出是否受理申请的决定,并制定审核计划,对申请材料进行审查,判断企业是否符合认证审核的条件。对未通过审查的企业,认证机构通知企业进行补充、纠正;不具备条件的;认证机构签发不受理通知书;认证机构应说明不受理的理由。对于通过审查的组织,签发受理申请通知书。

    4.合同评审

    申请受理后,双方签订HSE管理体系认证合同。认证机构应就申请方提出的条件和要求进行评审,确保:

    (1)认证机构的各项要求规定明确,形成文件并得到理解;

    (2)认证机构和申请组织在理解上的分歧已被消除;

    (3)认证机构有能力在拟认证的范围和活动现场内实施认证并能满足申请方的其他具体要求(如申请组织使用的语言,申请方认证范围内所涉的专业等)。

    5.认证各方的职责

    在认证过程中,应对认证各方的职责加以明确。

    1)审核组的责任

    挑选审核组成员,保证审核组具备实施审核的经验与技能,应考虑到:

    (1)审核员的资格要求;

    (2)所需人数,小组成员的语言能力和技能;

    (3)有待审核的组织、过程、活动或职能的类型;

    (4)认证与认可机构的要求;

    (5)小组成员与受审核方之间可能存在的利益冲突。

    2)认证机构的责任

    (1)决定是否需要审核;

    (2)与受审核方接触,取得充分合作并启动审核;

    (3)确定审核目的;

    (4)选派审核组长,对审核组的组成予以审批;

    (5)与审核组长商定审核范围;

    (6)提供开展审核所需要的权限与资源;

    (7)批准健康、安全与环境管理体系审核准则;

    (8)批准审核计划;

    (9)接受审核报告。

    3)受审核的责任

    受审核方的责任和活动应包括:

    (1)视需要向员工传达审核的目的与范围;

    (2)选派负责胜任的人员配合审核组的工作,担任现场向导,让审核员了解健康、安全及其他有关要求;

    (3)向审核组提供必要的条件,保证审核的有效进行;

    (4)应审核员的要求,为他们提供接触设施、员工、有关信息和记录的便利条件;

    (5)协助审核组实现审核目的;

    (6)接受审核报告副本。
HSE管理体系认证审核程序——审核的策划与准备(3)
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    认证机构在接受申请方的认证申请后,为保证审核工作的有效性,应做好审核前的策划与准备工作,主要包括与受审核方确定审核范围、组建审核组、制定审核计划、编制审核工作文件等。

    1.确定审核范围

    审核范围的确定应从受审核方的管理权限以及活动、产品或服务的领域等方面考虑,审核范围的最终确定应在预审时完成。

    2.任命审核组长

    认证机构对申请认证单位应组织专家组,对申请方建立的HSE管理体系及运行状况进行审核。专家组由相应资格的专家组成:HSE管理体系审核专家、现场管理专家、环保技术专家和职业安全专家。

    认证机构根据受审核方的具体实际情况,指定有较高能力的审核员担任审核组长,并将文件审核等相关资料交给审核组长,由审核组长代表认证机构进行认证前的准备以及实施认证的各项工作。

    审核组长根据从申请方获取的信息组建审核组,确定审核组成员的构成及审核组的规模,考虑是否需要聘请技术专家。

    认证机构应将审核组成员以及审核组长的名单通知受审核方,以便得到他们的确认。

    3.制定审核计划

    审核组长根据文件审核以及初访得到的信息,制定审核计划,审核组应将审核计划尽早通知受审核方,在实施正式的现场审核前应与受审核方就存在的分岐进行协商。

    4.编制审核工作文件

    审核组应召开会议,进行审核分工,各个审核小组根据分工编制各自负责部门或要素的工作文件,以便于现场审核的顺利进行。
HSE管理体系认证审核程序——预审核(4)
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    1.预审核的目的

    通过对受审核方的HSE承诺、方针目标、危害及影响因素,特别是受审核方对审核准备状况的了解,对有关活动的实施情况进行评审,提出认证审核计划。

    文件审核主要是为了确定被审核方是否建立了文件化的HSE管理体系,是否满足HSE管理体系标准及相关法律、法规的要求,以及管理手册及支持文件是否符合要求等。如果体系文件出现重大问题,则应通知受审核方。受审核方应进行体系文件的修改或重新递交。体系文件若无重大的缺陷,则应开始准备预审。

    预审是审核人员第一次到受审方现场了解情况,进行详细沟通的活动。是了解受审核方的基本情况,收集有关资料,对体系运行情况进行预评估。

    2.预审的重点内容

    了解受审核方经营的性质、规模、HSE风险的特点及复杂性;了解活动、产品和服务过程中存在的危害和影响因素;评价企业的内审和管理评审的可信度;考察企业重大危害因素与HSE方针、目标、过程控制、应急管理、遵守法律法规的基本情况。

    3.预审的程序

    在预审过程中,首先进行文件审核,主要审查文件的结构和控制方法,管理手册及程序文件是否满足SY/T6276-1997HSE管理体系标准要求,文件之间是否协调,应将文件审核中发现的问题,通知受审方,以进行文件的整改。

    以文件审核为基础,着手进行预审的准备工作,包括编制预审计划、确定审核范围、确定重点审核的内容、所采用的方法,并将此计划通知受审核方加以确认。预审与认证审核(正式审核)的过程相似,包括首末次会议以及了解和收集客观证据的过程,预审发现的问题应形成“问题清单”,并与受审核方交换意见。
HSE管理体系认证审核程序——认证审核(5)
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    1.审核的目的

    认证审核是判定受审核方的HSE管理体系能否推荐认证注册,验证受审核方是否有效实施了其HSE方针和目标,是否遵守了相应的法律法规和程序;验证受审核方的管理体系是否符合标准的要求。审核组对受审核方的HSE管理体系的有效性和符合性作出评价和结论。

    2.审核的重点

    认证审核是在预审的基础上对受审核方的HSE管理体系进行的深入细致的审核。主要侧重于审核受审核方HSE管理体系的运行机制和持续改进的绩效证据。至少应包括以下重点:

    (1)内审的评价。包括内审员素质:审核程序、方法、范围;内审的依据;内审资源;内审的组织和审核质量;纠正措施的及时性和有效性。

    (2)评价和风险管理。应评价受审核方危害识别、风险评价的程序、方法的合理性,及风险控制削减措施的有效性。

    (3)法律法规标准的符合性

    (4)体系文件的可操作性。

    3.审核的程序

    认证审核是从首次会议开始至末次会议结束,审核过程依据审核计划进行,在末次会议之前,审核组应对审核发现进行分析和整理,必要时要进行审核的追踪,并就审核发现与判断结果同受审核方的管理者代表及有关人员进行沟通,取得他们的认同。

    在末次会议上,审核组长应对体系的整体运行情况作出客观公正的评价,并明确表示是否推荐注册或继续保持注册。

    4.审核报告

    审核报告是审核工作的重要成果,是HSE管理体系认证决策的依据,它提供:

    (1)审核发现的可追溯性;

    (2)审核中对依据标准条款展开的信息。

    审核报告应在审核组长指导下编写,审核组长对审核报告的准确性和完整性负责。审核报告涉及的项目主要是审核计划中已经确定的,编写过程中若有变动,应与受审核方取得联系。审核组视具体情况建议是否对受审核方予以注册、推迟注册及暂缓注册。

    认证机构根据专家组对管理体系文件,现场审核的结果及核实该企业有关近两年健康、安全与环境考核指标完成情况,决定可否上报HSE管理体系认证审核报告。

    审核报告的发放范围一般包括受审核方以及上级主管部门,还应考虑是否提交给指导委员会等监督机构。
HSE管理体系认证审核程序——纠正措施的跟踪与批准注册(6)
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    1.纠正措施及跟踪验证

    现场审核的一个重要结果是发现受审核方的HSE管理体系存在一定数量的不符合项。对这些不符合项,受审核方应根据审核方的要求采取有效的纠正措施,制订纠正措施计划,并在规定时间加以实施和完成,审核方应对其纠正措施的落实和有效性进行跟踪验证。

    依据不符合项的严重程度,跟踪方式可采取以下三种方式:

    (1)现场跟踪验证;

    (2)实施记录的跟踪;

    (3)实施方案的跟踪。

    纠正措施的完成期限也因不符合的性质而有所不同,一般而言,严重不符合项要求在三个月完成,轻微不符合项要求在一个月内完成,对于性质极其轻微的不符合项,则可在受审核组离开之前立即完成纠正措施的落实。

    2.认证评定及批准注册

    对审核组推荐注册的企业,认证机构将企业认证评定后,报请技术委员会就是否能批准注册进行审定,如审定不能通过,认证机构向其发书面通知书,将审定结论通知受审核方。

    认证的机构对申请认证的企业进行审核时,应书面通知集团公司HSE认证办公室和该企业的上级主管部门,上级部门认为有必要可派观察员参与HSE管理体系认证的工作。

    审定通过的企业,认证机构将批准注册的审定意见,报中国石油天然气集团公司HSE认证办公室审批,认证机构依据批复结果签发HSE管理体系认证证书。获证企业在取得认证证书后,可通过新闻媒体公布自己获得HSE管理体系认证的信息。
HSE管理体系认证审核程序——证后监督与复评(7)
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    证后监督是包括监督审核和管理,或在特殊条件下组织复审,对在监督审核、管理和复审过程中发现的问题及时进行处理。其中的是验证获证企业的HSE管理体系是否持续符合标准的要求,并在有效运行,从而确认能否继续持有和使用认证机构颁发的认证证书和认证标志。监督审核和复审程序应与受审核方进行初次审核的程序一致。受审核方的认证证书有效期满后,可以提出复评,申请再次认证。

    1.监督审核

    认证机构对获准认证的受审核方在证书有效期内(一般为三年)应定期实施监督审核,验证受审核方的HSE管理体系是否持续地符合标准、体系文件以及法律、法规和其他要求,是否持续有效地实现既定的方针和目标。

    不同类型的企业因其本身风险的复杂性及其风险的大小不同,采取监督审核的时机、频次和深度均有所区别。一般说,获证后第一次监督审核从批准注册之日起不超过半年。以后两次例行监督审核之间的间隔不超过一年。对某些风险较大的企业,如建筑、化工、石油、煤矿等则应适当增加审核频次。

    2.复审(不定期监督审查)

    当获证企业在认证证书有效期内出现以下特殊情况,可能给企业带来新的HSE风险时,由认证机构组织复审:

    (1)获证企业的HSE管理体系发生重大变更;

    (2)发生重大事故或公众投诉;

    (3)获证企业发生了影响其认证基础的更改。

    认证机构根据复审结果,作出换证或认证撤销的决定。

    3.复评

    认证证书的有效期限一般为三年,三年有效期满后,获证企业如申请继续保持认证注册,在证书期满前六个月,应提出复评申请,认证机构应在证书有效期终止前三个月对获证企业HSE管理体系的运行和保持情况进行审核。经复查审核后颁发新证。有效期满后,未重新认证的企业不得继续使用认证证书。复评的程序与初次认证审核基本相同。

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