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HSE管理体系认证运行管理

HSE管理体系试运行——引言(1)


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    体系文件编制完成后,将进入试运行阶段,其目的是通过该过程检验HSE管理体系文件的有效性和协调性。在此阶段中,企业应加强管理力度,通过实施HSE管理体系手册、程序文件和两书一表,充分发挥体系本身的各项功能,及时发现问题,找出问题的根源,纠正不符合,以期进一步完善和贯彻HSE管理体系文件。健全的HSE管理体系在运行中应做到:事事有人管,人人有专责,办事有程序,活动有资源,检查有标准,问题有处理。

    在HSE管理体系试运行的过程中,要重点抓好以下几个方面的工作。
HSE管理体系试运行——文件的宣传贯彻(2)
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    HSE管理体系管理手册、文件的贯彻实施和两书一表的执行,实质上就是HSE管理体系的运行,因此,当HSE管理体系管理手册由最高管理者签发命令发布,HSE管理体系文件经相关领导批准实施后,应立即分层次组织各级管理人员进行学习和贯彻执行,使全体员工认识到新建立的HSE管理体系是对旧的管理模式的一场变革,是为了与国际惯例接轨,使企业树立良好的社会形象,增强市场竞争力的重大举措,要适应这场管理模式的创新,就必须认真学习和贯彻体系文件。

    不同层次的员工掌握的体系文件内容应有所不同。高层管理人员,应看重掌握HSE管理体系的原理、原则、功能及控制方法;中层管理人员主要应掌握本部门体系要素的工作内容;执行层人员应着重掌握手册的支持性文件中涉及各自岗位的操作标准、规定、程序。按照HSE管理体系设计的要求,对组织机构进行适当的调整,对各职能部门和相关层次人员的职责进行分配,明确隶属关系以及协调方式,形成有效运行机制。
HSE管理体系试运行——检验体系文件的有效性(3)
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    体系文件在试运行的过程中总是不可避免地要出现一些问题,实施HSE监督是保证体系正常运行的必要手段,实践是检验真理的唯一标准;这一方面要依靠全体员工的积极参与,员工应将实践中出现的偏离标准的现象及改进意见及时反映到有关部门,以便及时采取纠正预防措施。另一方面通过有组织、有计划的内部审核和管理评审发现和解决问题。

    按照惯例,HSE管理体系试运行阶段至少要保持3个月以上,并且必须进行两次系统的内部审核和一次管理评审,方可申请体系认证。内部审核可以自我诊断和评审企业的HSE管理体系方面所取得的成效,还有那些需求和不足,因而是进一步改善体系有强有力手段。内部审核是检查与确认体系各要素的实施效果是否按照计划有效实现,并对体系的运行是否达到规定的目标所做的系统的、独立的检查和评价。在外部审核发现不符合项之前便能采取纠正行为,将有助于企业顺利通过第三方认证,内部审核对任何企业和部门都具必要性,也是管理体系标准的内在要求。

    对体系试运行中暴露出来的问题,如体系设计不周、项目不全等问题进行协调,加以改进。纠正措施是否落实、是否有效等问题应该指定有关部门进行跟踪、监督和验证。管理评审是企业的最高管理者亲自主持的、对体系现状是否有效地适应企业承诺和方针要求,以及体系的运行环境出现变化后确定新目标是否继续适应等所作的综合评价。在式运行阶段,企业对其HSE管理体系进行管理评审,可以就体系内审结果、方针、目标贯彻落实情况,与体系文件的符合性和有效性进行评定,提出体系改进的措施。
HSE管理体系试运行——加强监督和信息管理(4)
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    实施健康、安全与环境监督是保证体系试运行成功的必要手段。而HSE信息反馈系统的功能,就在于保证HSE监督落实,保证体系能持续正常地运行,通过信息反馈系统对异常信息的反馈和处理,对体系运行进行动态控制。可见,信息管理与HSE监督、组织监督工作是紧密联系在一起的,所有与健康、安全环境活动有关的人员都要自觉地按照体系文件的要求,做好HSE信息的收集、分析、传递、反馈、处理和归档工作。
HSE管理体系试运行——体系试运行注意事项(5)
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    体系在试运行期间应注意如下事项。

    1.文件的发布、使用和管理

    (1)文件的正式发布日期、试运行开始日期应与第一版文件上所登记的日期相一致;

    (2)文件和HSE管理手册除了受控文件外,还可以有非受控文件,例如,提交给咨询机构、认证机构的文件一般是非受控文件。文件领取要履行登记手续,尤其是管理者、安全环保部门、贯标部门的文件,更要严格手续,文件废除后要有标识,收回的要登记。

    (3)记录及其管理要按程序行事,对设计的记录要认真填写,如发现记录表格无用、不适用或缺项等问题时,可先进行适当的删减,不要将以前的记录全部废除,特别是在做内部审核时,发现的错误可在整改过程中加以整改,不要将记录重抄一遍。

    2.培训

    试运行期间的首要工作就是培训,要按照培训程序的要求对全体员工进行针对性的培训。不同层次和岗位的培训内容应是不同的,凡是标准要求全体员工了解和参与的,如承诺、方针和目标,都应培训到位,经得起审核。培训计划、培训要求、考卷、培训内容等记录一致,培训要注意实效。

    3.体系有效性和符合性的保障

    (1)保障体系有效性和符合性的手段主要依靠监测、纠正和预防措施、内部审核和管理评审;

    (2)对于规模较大的企业,一般在试运行期间宜进行两次以上的内部审核,内审中发现的不符合要有追踪,采取整改措施并予以记录,负责整改部门的职责要与程序中的一致;

    (3)内审结束后,要进行管理评审,重点检查承诺、方针、目标、指标和管理方案,体系的有效性、充分性和适宜性,以及内审中尚未解决的问题;

    (4)目标、指标及管理方案完成情况要有监控。如果目标、指示和管理方案不能按时完成,或者时间进度。投资等定得不合理,则应交管理评审时修改,同时对文件中相应的内容进行修改。

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